Hoe communiceer je feedback in verschillende culturen? 6 belangrijke tips

Als jij feedback geeft aan iemand uit een andere cultuur, dan is het belangrijk dat je weet hoe feedback in deze cultuur wordt gecommuniceerd en geïnterpreteerd. Zo voorkom je misverstanden en vergroot je de kans dat jouw feedback effectief wordt opgepakt.

In dit artikel bespreken we de grootste communicatieve cultuurverschillen met inzichten uit het boek ‘The Culture Map’ van Erin Meyer, zodat je precies weet hoe je feedback het beste geeft en ontvangt in andere culturen.

Wat zijn low & high context culturen

Misschien heb je wel eens gehoord van low of high context culturen. Het verschil in communicatie per cultuur is hiermee goed aan te duiden.

In low-context culturen is communicatie helder, direct en eenvoudig. De boodschap wordt precies zo overgebracht als bedoeld, zonder verborgen betekenissen. In Nederland, bijvoorbeeld.

In high context culturen is de communicatie juist erg gelaagd en moet je rekening houden met dubbelzinnige boodschappen. Boodschappen worden vaak tussen de regels door gegeven en geïnterpreteerd. Als je dit niet gewend bent, kan het lastig zijn om deze subtiele signalen op te pikken. De kunst is dan om goed te luisteren en door te vragen met open vragen  

Maar waar komt dat verschil in culturen vandaan? De oorsprong hiervan ligt in de geschiedenis en homogeniteit van een land. Japan heeft een rijke geschiedenis en daardoor veel gedeelde context: mensen delen vaak dezelfde normen, waarden en gebruiken. Daardoor is het niet altijd nodig om alles uit te spreken om elkaar te begrijpen. De Verenigde Staten, een land met een relatief korte geschiedenis en een diverse bevolkingsopbouw door immigratie, heeft juist de meest low context cultuur ter wereld, waar duidelijke en expliciete communicatie essentieel is om elkaar te begrijpen.

Nu je iets meer weet over low en high context culturen, gaan we kijken hoe je deze kennis kunt inzetten bij het geven en ontvangen van feedback.

Feedback communiceren in Nederland, Duitsland en Denemarken

We beginnen met de meest ‘eenvoudige’ culturen. Negatieve feedback communiceren in de landen Nederland, Duitsland en Denemarken is vrij eenvoudig. Deze landen hebben een low context cultuur en zijn erg direct in het geven van feedback. In deze landen worden alle gecommuniceerde boodschappen letterlijk zo bedoeld. Hoewel directheid in sommige landen als beledigend kan worden gezien, ziet men het hier juist als een teken van eerlijkheid en respect.  

Als je werkt met mensen uit deze cultuur en je hier zelf niet vandaan komt, probeer dan niet zoals hen te worden. De kans is groot dat je TE eerlijk, grof en direct wordt, omdat jij zelf niet uit die cultuur komt en dus geen subtiele verschillen merkt in directheid. Duidelijke en eenvoudige communicatie is hier belangrijk.  

Feedback communiceren in Spanje, Frankrijk en Italië

In de high context cultuur van Spanje, Frankrijk en Italië spreekt men tussen de regels door, maar bij het geven van feedback zijn ze scherp en direct. Denk hierbij aan de landen Israël, Rusland, Spanje, Frankrijk en Italië.  

Maar, directe feedback is niet altijd gewenst in deze landen. De manier waarop je feedback geeft is namelijk sterk afhankelijk van jouw relatie met die persoon. Ben je bijvoorbeeld hele goede vrienden of familie, of een baas die feedback geeft aan een medewerker, dan wordt directheid geaccepteerd. In omgekeerde situaties is het slim om diplomatiek te blijven en juist niet te direct te zijn.

Feedback communiceren in de VS, Canada en het Verenigd Koninkrijk

De manier van communiceren in de VS, Canada en het VK is erg uniek. Zo worden Amerikanen vaak gezien als directe mensen met een heldere vorm van communiceren, wat klopt met hun low context cultuur. Maar als het gaat om negatieve feedback geven, verpakken ze dit toch liever in een positieve boodschap en beginnen ze vaak met het uitspreken van waardering. Ook gebruikt men in Amerika veel overdreven bijvoeglijke naamwoorden, zoals uitstekend.  

Om een effectief feedback gesprek te hebben met iemand uit deze low context cultuur die indirect negatief feedback geeft, benoem je het beste eerst iets positiefs, iets wat je waardeert aan die persoon. Vervolgens kun je voorzichtig je negatieve feedback geven, waarbij je het liefst een downgrader gebruikt om je kritiek wat te verzachten, zoals ‘een beetje’ of ‘misschien’. Probeer in deze cultuur je negatieve feedback evenwichtig te geven en benoem ook de cultuurverschillen die een verklaring vormen voor jouw manier van communiceren. Zo begrijp je elkaar altijd beter.

Feedback communiceren in Aziatische, Arabische en high context landen

Feedback geven in de meest high context culturen* zoals Japan, Korea en Indonesië is misschien wel het moeilijkst van allemaal. In deze cultuur moet zowel positieve als negatieve feedback altijd onder vier ogen worden gegeven en de boodschap moet soft en subtiel zijn. Negatieve feedback geef je het beste op een indirecte manier, in kleine stapjes (dus over meerdere weken uitgesmeerd) en in een ontspannen setting, zoals tijdens een lunch. Richt je vooral op de positieve punten; de negatieve laat je soms zelfs helemaal onuitgesproken, want vaak wordt de boodschap dan al begrepen.

Hoewel het in deze cultuur soms wel zo het geval is dat er negatieve feedback wordt gegeven van baas naar medewerker, moet je dit als buitenstaander liever niet proberen.

*De landen waarvoor deze vorm van communiceren geldt zijn Brazilië, Argentinië, Mexico, India, Kenia, China, Saoedi-Arabië, Thailand en Japan.

Multiculturele teams feedback geven

Zit je in een team met mensen uit meerdere culturen? Dan kan het lastig zijn om met iedereen rekening te houden. Geef één persoon in het team de taak om op te schrijven wat er mondeling besproken wordt en zorg dat iedereen zelf ook mondeling samenvat wat er is besproken. Door op een extreem heldere manier te communiceren, ga je elkaar beter begrijpen en kun je ook precies zien wat mensen uit jouw feedback meenemen en wat er achterblijft.

De 6 belangrijkste tips voor het geven van feedback in verschillende culturen op een rij

1. Leg bij het geven van feedback altijd uit wat je gaat vertellen en hoe dat in jouw cultuur normaal gaat. Zo voorkom je misverstanden.

2. Als je werkt met mensen uit een low context cultuur, probeer dan niet zoals hen te worden. De kans dat je te direct bent is dan groot.

3. Heb je een feedback gesprek met iemand uit een extreme high context cultuur, doe dit dan altijd 1 op 1 en op een informele plek.

4. Realiseer je altijd eerst wat je relatie is tot de persoon die je feedback gaat geven. Ook al is het in die cultuur misschien gebruikelijk om direct te zijn, kan dit toch verschillen per relatie.

5. Geef mensen uit de meest high context landen (zoals Japan en Saoedi-Arabië) negatieve feedback uitgesmeerd over een langere tijd en focus je het liefst alleen op de goede dingen. De boodschap wordt hier vaak al begrepen zonder het uit te hoeven spreken.

6. Bij de Amerikanen en Britten is het uiten van feedback uniek, want hoewel zij vaak heel direct communiceren, verpakken ze negatieve feedback liever in een positieve boodschap en beginnen ze met het uitspreken van waardering.

Nu je alles weet over communicatie in verschillende culturen, kun jij zelf aan de slag met het ontvangen en geven van feedback. Bovenstaande tips kun je intern in jouw organisatie gebruiken, maar als jij internationaal opereert geeft het ook meer inzicht in feedback van klanten en kun je deze optimaal benutten om je klantreis te verbeteren. Mystery shopping kan hierbij een krachtig hulpmiddel zijn.

Met mystery shopping onderzoek van Secret View krijg je waardevolle, eerlijke feedback over de klantreis – rechtstreeks van echte klanten uit jouw doelgroep. Onze mystery shoppers komen uit jouw regio en begrijpen de lokale cultuur en feedbacknormen, zodat je inzichten krijgt die écht relevant zijn voor jouw bedrijf. Dit helpt jou om klantervaring te verbeteren en je organisatie naar een hoger niveau te tillen. Benieuwd naar mystery shopping onderzoek en wat dit voor jouw bedrijf kan betekenen? Klik dan hier of neem contact met ons op.

Wil je eerst graag meer weten over mystery shopping onderzoek en de voordelen hiervan? Lees dan onze andere artikelen.

‍

‍