Hoe communiceer je feedback in verschillende culturen? 6 belangrijke tips

Wanneer jij feedback geeft aan iemand uit een andere cultuur, dan is het belangrijk dat je weet hoe feedback in deze cultuur wordt gecommuniceerd en geïnterpreteerd. Dit helpt misverstanden te voorkomen en vergroot de kans dat je feedback effectief wordt ontvangen.

In dit artikel bespreken we:

• Het belang van het begrijpen van culturele verschillen bij het geven van feedback om misverstanden te voorkomen.
• Het onderscheid tussen low-context (directe communicatie, zoals in Nederland) en high-context (indirecte communicatie, zoals in Japan) culturen.
• Waarom directe feedback in landen als Nederland, Duitsland en Denemarken als eerlijk wordt gezien, terwijl het in andere culturen als onbeleefd kan worden ervaren.
• Hoe in landen als Spanje, Frankrijk en Italië de mate van directheid afhankelijk is van de relatie tussen de gesprekspartners.
• De neiging in de VS, Canada en het VK om negatieve feedback te verzachten met positieve opmerkingen, ondanks hun directe communicatiestijl.
• Praktische tips om feedback effectief te communiceren in verschillende culturele contexten, gebaseerd op inzichten uit het boek The Culture Map van Erin Meyer.

Wat zijn low & high context culturen

Misschien heb je wel eens gehoord van low of high context culturen. Het verschil in communicatie per cultuur is hiermee goed aan te duiden.

In low-context culturen is communicatie duidelijk, direct en recht voor z'n raap. De boodschap wordt precies zo overgebracht als bedoeld, zonder verborgen betekenissen. Nederland is daar een goed voorbeeld van. Deze culturen profiteren van een feedbackcultuur waarin transparantie centraal staat, een concept dat aansluit bij culturele intelligentie zoals beschreven door Erin Meyer in The Culture Map.

In high-context culturen is communicatie veel gelaagder en kunnen boodschappen dubbelzinnige betekenissen hebben. Mensen communiceren vaak tussen de regels door, en boodschappen worden geïnterpreteerd op basis van context. Als je daar niet aan gewend bent, kan het lastig zijn om deze subtiele signalen op te vangen. De sleutel is goed luisteren en open vragen stellen om de betekenis te verduidelijken.

Dit verschil tussen culturen komt voort uit de geschiedenis van een land en de mate van culturele homogeniteit. Japan heeft bijvoorbeeld een rijke geschiedenis en daarmee een sterke gedeelde context: mensen hebben vaak vergelijkbare normen, waarden en gebruiken. Daardoor is het niet altijd nodig om alles expliciet te zeggen om begrepen te worden. De Verenigde Staten daarentegen, met hun relatief korte geschiedenis en diverse bevolking door immigratie, vormen een van de meest low-context culturen ter wereld, waar duidelijke en expliciete communicatie essentieel is voor wederzijds begrip.

Nu je een basiskennis hebt van low- en high-context culturen, gaan we bekijken hoe je deze kennis kunt gebruiken om effectief feedback te geven en te ontvangen.

Feedback geven in Nederland, Duitsland en Denemarken

Laten we beginnen met de makkelijkste culturen als het gaat om feedback. Negatieve feedback geven in Nederland, Duitsland en Denemarken is vrij eenvoudig. Deze landen hebben een low-context cultuur en zijn zeer direct als het om feedback gaat. In deze culturen worden boodschappen precies zo bedoeld als ze worden gecommuniceerd. Terwijl directheid in sommige landen als onbeleefd wordt gezien, geldt het hier als eerlijk en respectvol.

Als je samenwerkt met mensen uit deze culturen en je komt zelf uit een minder directe cultuur, probeer hun stijl dan niet te imiteren. Je kunt dan te bot of hard overkomen omdat je misschien niet aanvoelt hoe directheid genuanceerd wordt. Richt je in plaats daarvan op heldere en eenvoudige communicatie.

Feedback geven in Spanje, Frankrijk en Italië

In de high-context culturen van Spanje, Frankrijk en Italië communiceren mensen indirecter, maar als het gaat om feedback, kunnen ze scherp en direct zijn. Landen zoals Israël, Rusland, Spanje, Frankrijk en Italië hebben de neiging om kritisch commentaar recht voor z'n raap te geven.

Toch is directe feedback niet altijd gepast in deze culturen. De manier waarop je feedback geeft, hangt sterk af van je relatie met de persoon. Als je goede vrienden bent, familie of een leidinggevende die feedback geeft aan een medewerker, wordt directheid meestal geaccepteerd. In andere situaties is het beter diplomatiek te blijven en te vermijden dat je te direct bent.

Feedback geven in de VS, Canada en het Verenigd Koninkrijk

Communicatie in de VS, Canada en het VK is vrij uniek. Deze landen hebben een bijzondere feedbackcultuur waarin directe communicatie wordt gecombineerd met verzachtende strategieën, vaak beïnvloed door HR-praktijken zoals beoordelingsgesprekken. Amerikanen worden bijvoorbeeld vaak gezien als directe communicators, wat past bij hun low-context cultuur. Maar bij het geven van negatieve feedback verpakken ze het vaak in een positieve boodschap, beginnend met een compliment. Ze gebruiken ook vaak overdreven bijvoeglijke naamwoorden zoals 'geweldig' of 'uitmuntend'.

Voor een effectief feedbackgesprek met iemand uit deze culturen, begin je met iets positiefs dat je waardeert aan de persoon. Breng dan voorzichtig je negatieve feedback naar voren, gebruikmakend van verzachtende woorden (ook wel "downgraders" genoemd) zoals 'een beetje' of 'misschien' om kritiek minder hard te laten klinken. In deze cultuur is het belangrijk je feedback in balans te brengen en culturele verschillen in communicatiestijl te erkennen om tot wederzijds begrip te komen.

Feedback geven in Aziatische, Arabische en high context landen

Feedback geven in de meest high-context culturen, zoals Japan, Korea en Indonesië, kan het meest uitdagend zijn. In deze contexten vervangen non-verbale communicatie, contextuele signalen en impliciete boodschappen vaak directe uitspraken, wat culturele competentie cruciaal maakt. In deze culturen moet feedback altijd in besloten kring en op een zachte, subtiele manier worden gegeven.

De beste aanpak voor negatieve feedback in deze culturen is om indirect te zijn, de boodschap te verspreiden over meerdere gesprekken (verspreid over weken of maanden), en het te bespreken in een informele setting, zoals tijdens de lunch. Leg vooral de nadruk op positieve aspecten, en soms is het beter om negatieve punten onuitgesproken te laten, aangezien die vaak toch begrepen worden.

Hoewel het in deze culturen soms acceptabel is dat een leidinggevende directe negatieve feedback geeft aan een medewerker, is het voor een buitenstaander beter om dit niet te proberen.

Landen die deze high-context communicatiestijl volgen zijn onder andere Brazilië, Argentinië, Mexico, India, Kenia, China, Saoedi-Arabië, Thailand en Japan.

Feedback geven in multiculturele teams

Werk je in een team met mensen uit meerdere culturen? Dan is het moeilijk om rekening te houden met ieders communicatiestijl. In zulke omgevingen helpen multiculturele competentie en adaptieve communicatiestrategieën om verschillen te overbruggen en het onderlinge begrip te verbeteren. Wijs één persoon aan om belangrijke punten uit vergaderingen op te schrijven en moedig iedereen aan om hun begrip mondeling samen te vatten. Door extreem duidelijk en gestructureerd te communiceren, verbeter je het wederzijdse begrip en zorg je dat feedback goed overkomt.

De 6 belangrijkste tips voor het geven van feedback in verschillende culturen

1. Leg bij het geven van feedback altijd uit wat je gaat vertellen en hoe dat in jouw cultuur normaal gaat. Zo voorkom je misverstanden.

2. Als je werkt met mensen uit een low context cultuur, probeer dan niet zoals hen te worden. De kans dat je te direct bent is dan groot.

3. Heb je een feedback gesprek met iemand uit een extreme high context cultuur, doe dit dan altijd 1 op 1 en op een informele plek.

4. Realiseer je altijd eerst wat je relatie is tot de persoon die je feedback gaat geven. Ook al is het in die cultuur misschien gebruikelijk om direct te zijn, kan dit toch verschillen per relatie.

5. Geef je feedback aan mensen uit high-context culturen zoals Japan of Saoedi-Arabië? Spreid je negatieve feedback dan over een langere periode en leg vooral de nadruk op het positieve. De boodschap wordt vaak begrepen zonder dat je alles expliciet zegt.

6. Amerikanen en Britten communiceren op een unieke manier: ze zijn weliswaar direct, maar geven negatieve feedback liever in een positieve context, meestal beginnend met waardering.

Nu je de verschillen in communicatie tussen culturen beterbegrijpt, kun je beginnen met het verbeteren van hoe je feedback geeft en ontvangt. Deze tips kun je binnen je organisatie toepassen, maar als je internationaal opereert, helpen ze je ook om klantfeedback beter te interpreteren en toe te passen. Mystery shopping kan hierin een krachtig hulpmiddel zijn. Het is een effectieve manier om klantfeedback te verzamelen over culturele contexten heen, en draagt bij aan voortdurende verbetering van servicekwaliteit en communicatiestrategie.

Met mystery shopping onderzoek van Secret View krijg je waardevolle, eerlijke feedback over de klantreis – rechtstreeks van echte klanten uit jouw doelgroep. Onze mystery shoppers komen uit jouw regio en begrijpen de lokale cultuur en feedbacknormen, zodat je inzichten krijgt die écht relevant zijn voor jouw bedrijf. Dit helpt jou om klantervaring te verbeteren en je organisatie naar een hoger niveau te tillen. Benieuwd naar mystery shopping onderzoek en wat dit voor jouw bedrijf kan betekenen? Klik dan hier of neem contact met ons op.

Wil je eerst graag meer weten over mystery shopping onderzoek en de voordelen hiervan? Lees dan onze andere artikelen.