Come comunicare il feedback nelle diverse culture: 6 consigli importanti

Se stai fornendo feedback a qualcuno di una cultura diversa, è importante capire come il feedback viene comunicato e interpretato in quella cultura. Questo aiuta a evitare malintesi e aumenta le possibilità che il feedback venga ricevuto in modo efficace.

In questo articolo, parleremo di:

• L'importanza di comprendere le differenze culturali quando si fornisce un feedback per evitare problemi di comunicazione.
• La distinzione tra culture a basso contesto (come i Paesi Bassi) che apprezzano la comunicazione diretta e culture ad alto contesto (come il Giappone) che si basano su segnali più indiretti e sottili.
• Perché il feedback diretto è apprezzato in Paesi come Paesi Bassi, Germania e Danimarca, ma può essere visto come maleducato nelle culture più indirette.
• In che modo le dinamiche relazionali influenzano lo stile di feedback in paesi come Spagna, Francia e Italia.
• In che modo paesi come Stati Uniti, Regno Unito e Canada spesso bilanciano la loro franchezza con un approccio «sandwich positivo» per attenuare le critiche.
• Suggerimenti pratici per fornire feedback in tutte le culture, attingendo alle intuizioni di Di Erin Meyer La mappa della cultura.

Culture a basso e alto contesto

Potresti aver già sentito parlare di culture a basso o alto contesto. Questi termini aiutano a spiegare in che modo la comunicazione differisce tra le culture.

Nel culture a basso contesto, la comunicazione è chiara, diretta e diretta. Il messaggio viene recapitato esattamente come previsto, senza significati nascosti. Un buon esempio sono i Paesi Bassi. Queste culture traggono beneficio da una cultura del feedback che valorizza la trasparenza, un concetto in linea con i framework di intelligenza culturale come quelli introdotti in The Culture Map di Erin Meyer.

Nel culture ad alto contesto, la comunicazione è molto più stratificata e i messaggi possono avere significati ambigui. Le persone comunicano regolarmente tra le righe e i messaggi vengono interpretati in base al contesto. Se non ci sei abituato, può essere difficile cogliere questi segnali sottili. La chiave è ascoltare attentamente e porre domande aperte per chiarire il significato.

Questa differenza di culture deriva dalla storia e dal livello di omogeneità culturale di un paese. Ad esempio, il Giappone ha una ricca storia e quindi un forte contesto condiviso: le persone hanno spesso norme, valori e costumi simili. Di conseguenza, non è sempre necessario dire tutto in modo esplicito per essere compresi. Gli Stati Uniti, d'altra parte, con una storia relativamente breve e una popolazione diversificata a causa dell'immigrazione, hanno una delle culture meno contestualizzate al mondo, in cui una comunicazione chiara ed esplicita è essenziale per la comprensione reciproca.

Ora che hai una conoscenza di base delle culture a basso e alto contesto, esploriamo come puoi utilizzare questa conoscenza per dare e ricevere feedback in modo efficace.

Comunicazione del feedback nei Paesi Bassi, in Germania e in Danimarca

Cominciamo con le culture più semplici in termini di feedback. Dare un feedback negativo nei Paesi Bassi, in Germania e in Danimarca è abbastanza semplice. Questi paesi hanno una cultura poco contestuale e sono molto diretti quando si tratta di feedback. In queste culture, i messaggi sono intesi esattamente come vengono comunicati. Mentre la franchezza può essere vista come maleducata in alcuni paesi, qui è considerata un segno di onestà e rispetto.

Se lavori con persone di queste culture e tu stesso non sei di una cultura diretta, evita di cercare di imitare il loro stile. Potresti sembrare troppo schietto o duro perché potresti non cogliere naturalmente le sottili differenze nella loro immediatezza. Concentrati invece su una comunicazione chiara e semplice.

Comunicazione del feedback in Spagna, Francia e Italia

Nelle culture ad alto contesto di Spagna, Francia e Italia, le persone comunicano in modo più indiretto, ma quando si tratta di feedback, possono essere acute e dirette. Paesi come Israele, Russia, Spagna, Francia e Italia tendono ad essere semplici nel formulare critiche.

Tuttavia, il feedback diretto non è sempre appropriato in queste culture. Il modo in cui fornisci un feedback dipende fortemente dal tuo rapporto con la persona. Se siete amici intimi, familiari o un capo che fornisce un feedback a un dipendente, la franchezza è generalmente accettata. In altre situazioni, è meglio rimanere diplomatici ed evitare di essere troppo diretti.

Comunicazione del feedback negli Stati Uniti, in Canada e nel Regno Unito

La comunicazione negli Stati Uniti, in Canada e nel Regno Unito è piuttosto unica. Questi paesi operano all'interno di una cultura del feedback unica che unisce la comunicazione diretta a strategie di attenuazione, spesso influenzate dalle pratiche delle risorse umane come la valutazione delle prestazioni. Gli americani, ad esempio, sono generalmente visti come comunicatori diretti, il che è in linea con la loro cultura basata sul basso contesto. Tuttavia, quando forniscono un feedback negativo, tendono a racchiuderlo in un messaggio positivo, in genere iniziando con un'espressione di apprezzamento. Inoltre usano spesso aggettivi esagerati come «sorprendente» o «eccezionale».

Per avere una conversazione di feedback efficace con qualcuno di queste culture, inizia riconoscendo qualcosa di positivo che apprezzi della persona. Quindi, introduci con attenzione il tuo feedback negativo, usando parole ammorbidenti (chiamate anche «declassanti») come «un po'» o «forse» per rendere le critiche meno aspre. In questa cultura, è meglio bilanciare i feedback e riconoscere le differenze culturali negli stili di comunicazione per garantire la comprensione reciproca.

Comunicazione del feedback nei paesi asiatici, arabi e ad alto contesto

Fornire feedback nelle culture più complesse, come Giappone, Corea del Sud e Indonesia, può essere la più difficile. In questi contesti, la comunicazione non verbale, i segnali contestuali e la messaggistica implicita spesso sostituiscono le dichiarazioni dirette, rendendo cruciale la competenza culturale. In queste culture, sia i feedback positivi che quelli negativi dovrebbero sempre essere forniti in privato e in modo delicato e discreto.

L'approccio migliore per dare un feedback negativo in queste culture è quello di essere indiretto, diffondere il messaggio su più conversazioni (nell'arco di settimane o addirittura mesi) e discuterne in un ambiente rilassato, ad esempio durante il pranzo. Concentrati principalmente sugli aspetti positivi e, a volte, è meglio lasciare tacere i punti negativi, poiché spesso vengono compresi senza essere menzionati esplicitamente.

Sebbene in queste culture a volte sia accettabile che un capo dia un feedback negativo diretto a un dipendente, in quanto estraneo, è meglio non provare questo approccio.

Fornire feedback in team multiculturali

Fai parte di un team con persone di diverse culture? Può essere difficile considerare lo stile di comunicazione di tutti. In questi ambienti, la competenza multiculturale e le strategie di comunicazione adattiva aiutano a colmare le differenze e a migliorare la comprensione reciproca. Assegna a una persona il compito di annotare i punti chiave discussi durante le riunioni e incoraggia tutti a riassumere verbalmente la propria comprensione. Comunicando in modo estremamente chiaro e strutturato, migliorerai la comprensione reciproca e assicurerai che il feedback venga ricevuto come previsto.

6 suggerimenti chiave per fornire feedback in tutte le culture

1. Quando fornisci un feedback, spiega come viene generalmente fornito il feedback nella tua cultura per evitare malintesi.

2. Se lavori con persone provenienti da una cultura poco contestuale, non cercare di imitare la loro franchezza: potresti sembrare troppo schietto.

3. Se hai una conversazione di feedback con qualcuno che proviene da una cultura estremamente contestuale, fallo sempre faccia a faccia in un ambiente informale.

4. Considera il tuo rapporto con la persona prima di dare un feedback. Anche nelle culture in cui la franchezza è comune, il livello di immediatezza può dipendere dalla relazione.

5. Quando fornisci feedback a persone provenienti da culture ad alto contesto come il Giappone o l'Arabia Saudita, diffondi il feedback negativo su un periodo più lungo e concentrati principalmente su quelli positivi. Il messaggio viene spesso compreso senza essere dichiarato esplicitamente.

6. Americani e britannici comunicano in un modo unico: sebbene tendano ad essere diretti, preferiscono racchiudere il feedback negativo in un messaggio positivo, di solito iniziando con l'apprezzamento.

Ora che hai compreso meglio le differenze comunicative tra le culture, puoi iniziare a migliorare il modo in cui dai e ricevi feedback. Questi suggerimenti possono essere utilizzati all'interno della tua organizzazione, ma se operi a livello internazionale, ti aiuteranno anche a interpretare e utilizzare il feedback dei clienti in modo più efficace. Il mystery shopping può essere uno strumento potente in questo processo. Ciò lo rende un canale efficace per raccogliere il feedback dei clienti in contesti culturali, supportando il miglioramento continuo della qualità del servizio e delle strategie di comunicazione organizzativa.

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